Ein Rechnungsprogramm verbinden
Wie Sie ein Rechnungsprogramm (Lexware Office, Xero, QuickBooks…) die Konten des Stalls lesen lassen, mit einem Schlüssel, den Sie selbst erstellen und widerrufen.
Stable Pro führt die Konten des Stalls: Belastungen, Korrekturen, Zahlungen, Erstattungen und Guthaben. Die Rechnungen stellt Ihr Rechnungsprogramm aus. Ist es verbunden, liest das Programm diese Vorgänge aus Stable Pro und erstellt seine eigenen Dokumente, ohne dass jemand sie von Hand abschreiben muss.
Stable Pro stellt keine Steuerdokumente aus: seine Quittungen sind Zahlungsbestätigungen. Das Steuerdokument stellt das Programm aus, das Sie verbinden.
Bevor Sie beginnen
- Eine Verbindung kann nur der Inhaber des Stalls erstellen.
- Der Tarif des Stalls braucht den Bereich Buchhaltung.
- Sie brauchen ein Programm, das aus Stable Pro lesen kann. Verbunden wird es vom Anbieter, von einem Integrator oder von Ihrem Steuerberater, mit der Entwicklerdokumentation von Stable Pro. Sie erstellen nur den Schlüssel und geben ihn weiter.
Die Verbindung erstellen
- Gehen Sie zu Einstellungen → Verbindungen.
- Klicken Sie auf Neue Verbindung.
- Unter Name der Verbindung geben Sie einen Namen ein, an dem Sie sie erkennen, zum Beispiel „Lexware Office der Kanzlei Müller“.
- Unter Was es lesen darf lassen Sie die benötigten Punkte eingeschaltet und schalten die anderen aus (sie sind unten erklärt).
- Unter Ablauf des Schlüssels wählen Sie Kein Ablauf, In 90 Tagen oder In einem Jahr.
- Klicken Sie auf Verbindung erstellen.
- Der Schlüssel erscheint: Klicken Sie auf Schlüssel kopieren, fügen Sie ihn in das Rechnungsprogramm ein und klicken Sie dann auf Ich habe den Schlüssel kopiert.
Der Schlüssel wird nur einmal angezeigt: Stable Pro speichert ihn nicht im Klartext und kann ihn nicht erneut zeigen. Wenn Sie ihn verlieren, erstellen Sie einen neuen Schlüssel (siehe unten).
Was das Programm lesen kann
| Punkt | Was es liest |
|---|---|
| Belastungen und Korrekturen | die Belastungen zahlender Mitglieder und Mitarbeiter und jeden Rabatt, Erlass oder jede Korrektur mit Begründung |
| Zahlungen, Erstattungen und Guthaben | das eingegangene und das erstattete Geld und das Guthaben der Mitglieder |
| Quittungen von Stable Pro | Nummer, Status und PDF der Quittungen |
| Zahlende Mitglieder und Mitarbeiter: der Name | wer zahlen muss, mit Namen |
| Rechnungsdaten: Adresse und Steuernummern | das Programm braucht sie, um die Rechnungen zu adressieren |
Zu Beginn sind alle eingeschaltet. Wenn das Programm die Kunden schon in seinen Stammdaten hat, können Sie Rechnungsdaten ausschalten: Es erhält dann nur Kennung und Namen.
Das Programm liest nur: Es kann in Stable Pro nichts anlegen, ändern oder löschen. Und es liest nur das einzuziehende Geld: Die Vergütungen der Mitarbeiter sieht es nicht.
Quittungen an Mitglieder
Mit einem verbundenen Programm erhalten die Mitglieder die Rechnung von dort. Damit sie nicht zwei Dokumente für dieselbe Zahlung bekommen, können Sie im Feld Quittungen an Mitglieder die Option Mit einem verbundenen Programm Quittungen nicht an Mitglieder zeigen einschalten:
- Mitglieder können die Quittungen nicht mehr im Portal herunterladen;
- die Quittungen bleiben im Quittungsregister nummeriert: Sie sehen und drucken sie, und das Programm liest sie;
- die Wahl gilt nur, solange ein Programm verbunden ist: Wenn Sie es widerrufen, sehen die Mitglieder ihre Quittungen von selbst wieder.
Eine Zeile unter dem Schalter zeigt Ihnen, was gerade gilt.
Die Verbindung prüfen
Jede Verbindung zeigt ihre Schlüssel, wie viele Anfragen sie in den letzten 24 Stunden und den letzten 30 Tagen gestellt hat und für jeden Schlüssel die letzte Nutzung. Wenn etwas Ihr Eingreifen braucht, erscheint neben dem Schlüssel ein Hinweis: zum Beispiel ein Schlüssel, der bald abläuft, oder einer, der nie benutzt wurde.
Den Schlüssel wechseln
- Öffnen Sie das Menü ⋮ der Verbindung und wählen Sie Neuer Schlüssel.
- Bestätigen Sie: Es entsteht ein neuer Schlüssel, den Sie in das Programm einfügen.
Der bisherige Schlüssel funktioniert noch 7 Tage, dann nicht mehr: Fügen Sie den neuen vor diesem Datum in das Programm ein, sonst bleibt die Verbindung stehen.
Ändern, was es lesen darf
Wählen Sie im Menü ⋮ der Verbindung Berechtigungen ändern, ändern Sie die Punkte und klicken Sie auf Berechtigungen speichern. Es gilt ab der nächsten Anfrage des Programms.
Die Verbindung beenden
- Schlüssel widerrufen: Dieser Schlüssel funktioniert sofort nicht mehr.
- Verbindung widerrufen (im Menü ⋮): Die Verbindung und alle ihre Schlüssel funktionieren sofort nicht mehr. Sie bleibt in der Liste Widerrufen als Verlauf; um sich wieder zu verbinden, erstellen Sie eine neue.
Widerrufe lassen sich nicht rückgängig machen. Sie sind auch möglich, wenn der Stall den Bereich Buchhaltung verliert: Dann kann das Programm nichts mehr lesen, und es lassen sich keine neuen Verbindungen erstellen.
Häufige Fragen
Kann das Programm meine Daten ändern? Nein. Es liest nur.
Was passiert, wenn ich eine bereits abgerechnete Belastung korrigiere? In Stable Pro ist die Korrektur ein neuer Vorgang mit Begründung: Die ursprüngliche Belastung wird nie umgeschrieben. Das Programm liest sie und kann ein eigenes Dokument ausstellen, zum Beispiel eine Gutschrift. Die bereits ausgestellte Rechnung ändert sich nicht.
Sieht das Programm die Daten der Mitarbeiter? Es sieht Mitarbeiter, die dem Stall etwas schulden, wie jeden anderen Kunden. Die Vergütungen der Mitarbeiter sieht es nicht.