Gestione Pagamenti, Incassi, Ricevute e Pro-Rata
Come funziona il calcolo automatico delle quote mensili, l’emissione di ricevute e il controllo dei crediti da incassare.
La sezione Pagamenti gestisce tutta la contabilità del centro ippico: dalle rette mensili ai compensi degli istruttori, con calcoli automatici e ricevute numerate.
Schermata della sezione Pagamenti con la vista "Da Incassare" che mostra l'elenco dei soci con importi dovuti
Come funziona il motore di billing
Il sistema calcola automaticamente le quote dovute da ciascun socio in base a:
- Retta di pensione del cavallo (o quota pro-rata in caso di co-proprietà).
- Abbonamento lezioni del mese.
- Quote associative o tesseramento annuale.
In caso di variazioni a metà mese (es. un cavallo arriva o parte a metà periodo), il motore applica automaticamente il calcolo pro-rata proporzionale ai giorni effettivi.
Incassare un pagamento
- Dal menu laterale, vai su Pagamenti.
- Nella vista Da Incassare, individua il socio.
- Clicca su Incassa (o Incassa saldo, se il socio aveva già versato un acconto).
- Seleziona il metodo di pagamento: Contanti, Bonifico, POS / Carta o Altro.
- Clicca su Conferma incasso. Il sistema emette automaticamente un documento numerato, ma non lo invia via email: per averlo in PDF vai nella vista Transazioni, apri il menu della riga e scegli Scarica documento.
Compensi dello staff (Da Pagare)
Nella vista Da Pagare, il sistema calcola automaticamente i compensi maturati dagli istruttori in base alle lezioni svolte nel periodo. L'amministratore può registrare il pagamento con il pulsante Paga (o Paga saldo). Per i compensi allo staff non viene emesso nessun documento numerato: la numerazione riguarda solo gli incassi dai soci.
Stati dei pagamenti
Ogni pagamento attraversa uno dei seguenti stati:
- Programmato — non ancora esigibile.
- Aperto — esigibile ma non ancora incassato.
- Scaduto — il termine di pagamento è passato.
- Parziale — è stato incassato un importo parziale.
- Pagato — interamente saldato.
- Annullato — la voce è stata annullata e non è più dovuta.
Consiglio: nella vista Panoramica trovi Totale entrate (tutto quello che hai addebitato ai soci nell'anno scelto, anche se già incassato) ed Entrate scadute (quanto ti resta da incassare fra gli addebiti già scaduti).