Collegare un programma di fatturazione
Come far leggere a un programma di fatturazione (Fatture in Cloud, Xero, QuickBooks…) i conti della scuderia, con una chiave che crei e revochi tu.
Stable Pro tiene i conti della scuderia: addebiti, correzioni, incassi, rimborsi e crediti. Le fatture le emette il tuo programma di fatturazione. Collegandolo, il programma legge quei fatti da Stable Pro e prepara i suoi documenti, senza che nessuno debba ricopiarli a mano.
Stable Pro non emette documenti fiscali: le sue ricevute sono conferme di pagamento. Il documento fiscale lo emette il programma che colleghi.
Prima di cominciare
- Il collegamento lo crea solo il titolare della scuderia.
- Serve l'area Contabilità nel piano della scuderia.
- Serve un programma che sappia leggere da Stable Pro. Lo collega chi lo fornisce, un integratore o chi segue la tua contabilità, con la documentazione per gli sviluppatori di Stable Pro. A te tocca solo creare la chiave e consegnarla.
Creare il collegamento
- Vai su Impostazioni → Collegamenti.
- Clicca Nuovo collegamento.
- In Nome del collegamento scrivi un nome per riconoscerlo, per esempio «Fatture in Cloud dello studio Rossi».
- In Cosa può leggere lascia accese le voci che servono e spegni le altre (le trovi spiegate qui sotto).
- In Scadenza della chiave scegli Nessuna scadenza, Fra 90 giorni o Fra un anno.
- Clicca Crea il collegamento.
- Compare la chiave: clicca Copia la chiave, incollala nel programma di fatturazione, poi clicca Ho copiato la chiave.
La chiave si vede una volta sola: Stable Pro non la conserva in chiaro e non può mostrartela di nuovo. Se la perdi, crei una chiave nuova (vedi sotto).
Cosa può leggere il programma
| Voce | Cosa legge |
|---|---|
| Addebiti e correzioni | gli addebiti di soci e staff che pagano, e ogni sconto, abbuono o correzione con la sua causale |
| Incassi, rimborsi e crediti | il denaro entrato e quello restituito, e il credito dei soci |
| Ricevute di Stable Pro | numero, stato e PDF delle ricevute |
| Soci e staff che pagano: il nome | chi deve pagare, col suo nome |
| Dati per la fattura: indirizzo, codice fiscale e partita IVA | servono al programma per intestare le fatture |
Sono tutte accese all'inizio. Se il programma ha già i clienti nella sua anagrafica, puoi spegnere Dati per la fattura: riceverà solo codice e nome.
Il programma legge e basta: non può creare, cambiare né cancellare niente in Stable Pro. E legge solo il denaro da incassare: i compensi dello staff non li vede.
Le ricevute ai soci
Con un programma collegato il socio riceve la fattura da lì. Per non dargli due documenti per lo stesso pagamento, nel riquadro Ricevute ai soci puoi accendere Con un programma collegato, non mostrare le ricevute ai soci:
- i soci non scaricano più le ricevute dal portale;
- le ricevute restano numerate nel Registro delle ricevute: tu le vedi e le stampi, e il programma le legge;
- la scelta vale solo finché c'è un programma collegato: se lo revochi, i soci rivedono le ricevute da soli.
Sotto l'interruttore una riga ti dice cosa vale in questo momento.
Controllare il collegamento
Ogni collegamento mostra le sue chiavi, quante richieste ha fatto nelle ultime 24 ore e negli ultimi 30 giorni e, per ogni chiave, l'ultimo uso. Quando serve un tuo intervento compare un avviso accanto alla chiave: per esempio una chiave che sta per scadere, o una mai usata.
Cambiare la chiave
- Apri il menu ⋮ del collegamento e scegli Nuova chiave.
- Conferma: nasce una chiave nuova, da incollare nel programma.
La chiave di prima continua a funzionare per 7 giorni, poi smette: incolla la nuova nel programma entro quella data, o il collegamento si ferma.
Cambiare cosa può leggere
Dal menu ⋮ del collegamento scegli Modifica i permessi, cambia le voci e clicca Salva i permessi. Vale dalla richiesta successiva del programma.
Fermare il collegamento
- Revoca la chiave: quella chiave smette di funzionare subito.
- Revoca il collegamento (dal menu ⋮): il collegamento e tutte le sue chiavi smettono di funzionare subito. Resta nell'elenco Revocati come storico; per ricollegarti ne crei uno nuovo.
Le revoche non si possono annullare. Si possono fare anche se la scuderia perde l'area Contabilità: in quel caso il programma non legge più niente, e non si creano collegamenti nuovi.
Domande frequenti
Il programma può modificare i miei dati? No. Legge e basta.
Se correggo un addebito già fatturato, cosa succede? In Stable Pro la correzione è un fatto nuovo, con la sua causale: l'addebito di prima non si riscrive. Il programma la legge e può emettere il suo documento, per esempio una nota di credito. La fattura già emessa non cambia.
Il programma vede i dati dello staff? Vede chi dello staff deve pagare qualcosa alla scuderia, come ogni altro cliente. I compensi dello staff no.