Connecter un logiciel de facturation

Stable Pro tient les comptes de l'écurie : débits, corrections, encaissements, remboursements et crédits. Les factures, c'est votre logiciel de facturation qui les émet. Une fois connecté, le logiciel lit ces faits dans Stable Pro et prépare ses propres documents, sans que personne ait à les recopier à la main.

Stable Pro n'émet pas de documents fiscaux : ses reçus sont des confirmations de paiement. Le document fiscal est émis par le logiciel que vous connectez.

Avant de commencer

• Seul le titulaire de l'écurie peut créer une connexion.
• La formule de l'écurie doit comprendre l'espace Comptabilité.
• Il faut un logiciel capable de lire dans Stable Pro. C'est son fournisseur, un intégrateur ou votre comptable qui le connecte, avec la documentation pour les développeurs de Stable Pro. Vous n'avez qu'à créer la clé et à la remettre.

Créer la connexion

1. Allez dans Paramètres → Connexions.
2. Cliquez sur Nouvelle connexion.
3. Dans Nom de la connexion, écrivez un nom pour la reconnaître, par exemple « Pennylane du cabinet Martin ».
4. Dans Ce qu'il peut lire, laissez activés les éléments utiles et désactivez les autres (ils sont expliqués ci-dessous).
5. Dans Expiration de la clé, choisissez Pas d'expiration, Dans 90 jours ou Dans un an.
6. Cliquez sur Créer la connexion.
7. La clé s'affiche : cliquez sur Copier la clé, collez-la dans le logiciel de facturation, puis cliquez sur J'ai copié la clé.

La clé ne s'affiche qu'une seule fois : Stable Pro ne la conserve pas en clair et ne peut pas vous la montrer de nouveau. Si vous la perdez, créez une nouvelle clé (voir ci-dessous).

Ce que le logiciel peut lire

Élément	Ce qu'il lit
Débits et corrections	les débits des membres et du personnel qui paient, et chaque remise, abandon ou correction avec son motif
Encaissements, remboursements et crédits	l'argent reçu et rendu, et le crédit des membres
Reçus de Stable Pro	numéro, statut et PDF des reçus
Membres et personnel qui paient : leur nom	qui doit payer, avec son nom
Données de facturation : adresse et identifiants fiscaux	le logiciel en a besoin pour établir les factures à leur nom

Ils sont tous activés au départ. Si le logiciel a déjà les clients dans son fichier, vous pouvez désactiver Données de facturation : il ne recevra que le code et le nom.

Le logiciel ne fait que lire : il ne peut rien créer, modifier ni supprimer dans Stable Pro. Et il ne lit que l'argent à encaisser : il ne voit pas les rémunérations du personnel.

Reçus aux membres

Avec un logiciel connecté, les membres reçoivent la facture de là. Pour qu'ils n'aient pas deux documents pour le même paiement, dans le cadre Reçus aux membres vous pouvez activer Avec un logiciel connecté, ne pas montrer les reçus aux membres :

• les membres ne téléchargent plus les reçus depuis le portail ;
• les reçus restent numérotés dans le Registre des reçus : vous les voyez et les imprimez, et le logiciel les lit ;
• le choix ne vaut que tant qu'un logiciel est connecté : si vous le révoquez, les membres revoient leurs reçus d'eux-mêmes.

Une ligne sous l'interrupteur vous indique ce qui s'applique en ce moment.

Vérifier la connexion

Chaque connexion affiche ses clés, le nombre de requêtes des dernières 24 heures et des 30 derniers jours et, pour chaque clé, sa dernière utilisation. Quand votre intervention est nécessaire, un avertissement apparaît à côté de la clé : par exemple une clé sur le point d'expirer, ou une clé jamais utilisée.

Changer la clé

1. Ouvrez le menu ⋮ de la connexion et choisissez Nouvelle clé.
2. Confirmez : une nouvelle clé est créée, à coller dans le logiciel.

L'ancienne clé fonctionne encore 7 jours, puis s'arrête : collez la nouvelle dans le logiciel avant cette date, sinon la connexion s'arrête.

Changer ce qu'il peut lire

Dans le menu ⋮ de la connexion, choisissez Modifier les autorisations, changez les éléments et cliquez sur Enregistrer les autorisations. Cela vaut dès la requête suivante du logiciel.

Arrêter la connexion

• Révoquer la clé : cette clé cesse de fonctionner immédiatement.
• Révoquer la connexion (dans le menu ⋮) : la connexion et toutes ses clés cessent de fonctionner immédiatement. Elle reste dans la liste Révoquées comme historique ; pour vous reconnecter, créez-en une nouvelle.

Les révocations ne peuvent pas être annulées. Elles restent possibles si l'écurie perd l'espace Comptabilité : dans ce cas le logiciel ne lit plus rien, et on ne peut pas créer de nouvelles connexions.

Questions fréquentes

Le logiciel peut-il modifier mes données ? Non. Il ne fait que lire.

Que se passe-t-il si je corrige un débit déjà facturé ? Dans Stable Pro, la correction est un fait nouveau, avec son motif : le débit d'origine n'est jamais réécrit. Le logiciel la lit et peut émettre son propre document, par exemple un avoir. La facture déjà émise ne change pas.

Le logiciel voit-il les données du personnel ? Il voit les membres du personnel qui doivent quelque chose à l'écurie, comme tout autre client. Il ne voit pas les rémunérations du personnel.