Conectar un programa de facturación
Cómo dejar que un programa de facturación (Holded, Xero, QuickBooks…) lea las cuentas de la cuadra, con una clave que creas y revocas tú.
Stable Pro lleva las cuentas de la cuadra: cargos, correcciones, cobros, reembolsos y saldos a favor. Las facturas las emite tu programa de facturación. Al conectarlo, el programa lee esos hechos de Stable Pro y prepara sus propios documentos, sin que nadie tenga que copiarlos a mano.
Stable Pro no emite documentos fiscales: sus recibos son confirmaciones de pago. El documento fiscal lo emite el programa que conectas.
Antes de empezar
- La conexión solo la crea el titular de la cuadra.
- El plan de la cuadra necesita el área Contabilidad.
- Necesitas un programa que sepa leer de Stable Pro. Lo conecta su proveedor, un integrador o quien lleva tu contabilidad, con la documentación para desarrolladores de Stable Pro. A ti solo te toca crear la clave y entregarla.
Crear la conexión
- Ve a Configuración → Conexiones.
- Haz clic en Nueva conexión.
- En Nombre de la conexión escribe un nombre para reconocerla, por ejemplo «Holded de la gestoría García».
- En Qué puede leer deja activados los elementos que hacen falta y desactiva los demás (se explican más abajo).
- En Caducidad de la clave elige Sin caducidad, Dentro de 90 días o Dentro de un año.
- Haz clic en Crear la conexión.
- Aparece la clave: haz clic en Copiar la clave, pégala en el programa de facturación y luego haz clic en He copiado la clave.
La clave se muestra una sola vez: Stable Pro no la guarda en claro y no puede volver a mostrártela. Si la pierdes, creas una clave nueva (ver abajo).
Qué puede leer el programa
| Elemento | Qué lee |
|---|---|
| Cargos y correcciones | los cargos de socios y personal que pagan, y cada descuento, condonación o corrección con su motivo |
| Cobros, reembolsos y saldos a favor | el dinero recibido y el devuelto, y el saldo a favor de los socios |
| Recibos de Stable Pro | número, estado y PDF de los recibos |
| Socios y personal que pagan: su nombre | quién tiene que pagar, con su nombre |
| Datos de facturación: dirección e identificadores fiscales | el programa los necesita para emitir las facturas a su nombre |
Al principio están todos activados. Si el programa ya tiene los clientes en su ficha, puedes desactivar Datos de facturación: recibirá solo código y nombre.
El programa solo lee: no puede crear, cambiar ni borrar nada en Stable Pro. Y solo lee el dinero por cobrar: no ve las retribuciones del personal.
Recibos a los socios
Con un programa conectado, el socio recibe la factura desde allí. Para que no tenga dos documentos por el mismo pago, en el recuadro Recibos a los socios puedes activar Con un programa conectado, no mostrar los recibos a los socios:
- los socios ya no descargan los recibos desde el portal;
- los recibos siguen numerados en el Registro de recibos: tú los ves y los imprimes, y el programa los lee;
- la elección vale solo mientras haya un programa conectado: si lo revocas, los socios vuelven a ver sus recibos solos.
Una línea bajo el interruptor te dice qué vale en este momento.
Revisar la conexión
Cada conexión muestra sus claves, cuántas solicitudes hizo en las últimas 24 horas y en los últimos 30 días y, para cada clave, su último uso. Cuando algo necesita tu intervención aparece un aviso junto a la clave: por ejemplo una clave a punto de caducar, o una que nunca se usó.
Cambiar la clave
- Abre el menú ⋮ de la conexión y elige Nueva clave.
- Confirma: nace una clave nueva, que hay que pegar en el programa.
La clave anterior sigue funcionando 7 días y luego deja de hacerlo: pega la nueva en el programa antes de esa fecha, o la conexión se detiene.
Cambiar qué puede leer
En el menú ⋮ de la conexión elige Modificar los permisos, cambia los elementos y haz clic en Guardar los permisos. Vale desde la siguiente solicitud del programa.
Detener la conexión
- Revocar la clave: esa clave deja de funcionar de inmediato.
- Revocar la conexión (desde el menú ⋮): la conexión y todas sus claves dejan de funcionar de inmediato. Queda en la lista Revocadas como historial; para volver a conectarte, creas una nueva.
Las revocaciones no se pueden deshacer. Se pueden hacer aunque la cuadra pierda el área Contabilidad: en ese caso el programa ya no lee nada, y no se pueden crear conexiones nuevas.
Preguntas frecuentes
¿Puede el programa modificar mis datos? No. Solo lee.
¿Qué pasa si corrijo un cargo ya facturado? En Stable Pro la corrección es un hecho nuevo, con su motivo: el cargo original nunca se reescribe. El programa la lee y puede emitir su propio documento, por ejemplo una factura rectificativa. La factura ya emitida no cambia.
¿El programa ve los datos del personal? Ve a los miembros del personal que deben algo a la cuadra, como a cualquier otro cliente. No ve las retribuciones del personal.